Administratorem Państwa danych osobowych jest „SOKOŁOWSCY” sp. z o.o., KRS 0000365494, NIP 5423181201, REGON 200385732, z siedzibą przy ul. Krochmalnej 56 lok. 44, 00-864 Warszawa, prowadząca Oddział w Białymstoku przy ul. Legionowej 28 lok. 402, 15-281 Białystok, e-mail: biuro@sokolowscynieruchomosci.pl, tel. 85 742 88 48 lub 85 742 88 58, dalej jako „Administrator”.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych – Katarzynę Ramotowską. Z IOD można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw wynikających z RODO pod adresem e-mail: iod@sokołowscynieruchomości.pl.
Zakres danych oraz okres ich przechowywania zależą od relacji z Administratorem i procesu, którego dane dotyczą:
|
Proces i cel przetwarzania |
Podstawa prawna |
Okres przechowywania |
|
Obsługa formularza kontaktowego, korespondencji e-mailowej i telefonicznej, udzielenie odpowiedzi oraz podjęcie działań na Państwa żądanie przed ewentualnym zawarciem umowy. |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dla zapytań ogólnych także art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań. |
Do zakończenia korespondencji, a następnie co do zasady przez 12 miesięcy; dłużej, jeżeli kontakt prowadzi do zawarcia umowy albo przechowanie jest potrzebne do obrony roszczeń. |
|
Rozpatrzenie propozycji ceny złożonej w formularzu „Zaproponuj cenę”, prowadzenie negocjacji i przedstawienie odpowiedzi. |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy. |
Do zakończenia negocjacji, a następnie do upływu właściwego okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń. |
|
Przedstawienie oferty lokalu lub domu, organizacja spotkania, rezerwacja, przygotowanie i zawarcie umowy rezerwacyjnej, deweloperskiej, przenoszącej własność lub innej umowy dotyczącej nieruchomości. |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – zawarcie i wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków prawnych Administratora. |
Przez czas negocjacji i wykonywania umowy, następnie przez okres wymagany przepisami oraz do upływu okresów przedawnienia roszczeń. |
|
Obsługa płatności, rozliczeń, faktur, dokumentacji księgowej i podatkowej związanej z transakcją. |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki podatkowe, rachunkowe i dokumentacyjne. |
Przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady przez 5 lat liczonych od końca odpowiedniego roku podatkowego, a w razie sporu – do jego prawomocnego zakończenia. |
|
Przekazanie dokumentów i danych notariuszowi, bankowi prowadzącemu mieszkaniowy rachunek powierniczy, sądowi wieczystoksięgowemu albo innemu podmiotowi uczestniczącemu w transakcji. |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa. |
Przez okres niezbędny do przygotowania i przeprowadzenia transakcji oraz przez okres wymagany przepisami i przedawnieniem roszczeń. |
|
Odbiór lokalu lub domu, przekazanie kluczy, prowadzenie dokumentacji odbiorowej oraz kontakt po wydaniu nieruchomości. |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki dewelopera. |
Przez okres wykonywania umowy, a następnie do upływu okresów odpowiedzialności i przedawnienia roszczeń. |
|
Przyjmowanie i obsługa zgłoszeń usterek, wad, reklamacji, rękojmi lub gwarancji, w tym kontakt z wykonawcami i ekspertami. |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. |
Przez okres obsługi zgłoszenia, trwania odpowiedzialności z tytułu rękojmi lub gwarancji oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń. |
|
Realizacja obowiązków wynikających z przepisów dotyczących działalności deweloperskiej, ochrony nabywców, rozliczeń i archiwizacji dokumentacji. |
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków prawnych Administratora. |
Przez okres wskazany w odpowiednich przepisach oraz przez czas niezbędny do wykazania prawidłowego wykonania obowiązków. |
|
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, prowadzenie postępowań sądowych, administracyjnych i windykacyjnych. |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw. |
Do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń albo prawomocnego zakończenia postępowania i wykonania orzeczenia. |
|
Przesyłanie informacji handlowych i marketingowych pocztą elektroniczną lub prowadzenie marketingu telefonicznego – wyłącznie jeżeli osoba wyrazi odrębną zgodę. |
art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wymagana przez Prawo komunikacji elektronicznej. |
Do wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu albo zakończenia prowadzenia danego rodzaju marketingu. |
|
Zapewnienie bezpieczeństwa strony, prowadzenie logów, diagnozowanie błędów i przeciwdziałanie nadużyciom. |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa systemów i strony. |
Co do zasady przez 90 dni; dłużej, jeżeli wystąpił incydent lub zachodzi potrzeba zabezpieczenia dowodów. |
|
Korzystanie z opcjonalnych cookies i podobnych technologii w celach analitycznych, funkcjonalnych lub reklamowych, w tym integracji Google Tag Manager, Map Google i WP Pixel – zgodnie z faktyczną konfiguracją. |
Zgoda na podstawie art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej; jeżeli dochodzi do przetwarzania danych osobowych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO. |
Do wycofania zgody lub upływu okresu działania konkretnej technologii wskazanego w panelu ustawień cookies. |
W zależności od procesu Administrator może przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe, adres zamieszkania lub korespondencyjny, numer PESEL, serię i numer dokumentu tożsamości – jeżeli są wymagane do zawarcia lub wykonania umowy, stan cywilny i dane małżonka – jeżeli mają znaczenie dla transakcji, dane pełnomocnika, informacje dotyczące wybranego lokalu lub domu, proponowanej ceny, sposobu finansowania i płatności, numer rachunku, dane zawarte w umowach, protokołach i dokumentacji notarialnej, dane dotyczące zgłoszeń usterek i reklamacji, treść korespondencji oraz dane techniczne związane z korzystaniem ze strony.
Administrator przetwarza wyłącznie dane adekwatne do danego celu. Dane niewymagane przez formularz lub przepisy nie powinny być przekazywane bez potrzeby.
Co do zasady dane pozyskujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Jeżeli dane przekazuje pełnomocnik, współnabywca, małżonek, bank, notariusz, pośrednik, wykonawca albo inny podmiot uczestniczący w procesie, możemy otrzymać dane identyfikacyjne, kontaktowe, informacje dotyczące umocowania, finansowania, nieruchomości, zawartej umowy lub zgłoszenia. Dane mogą również pochodzić z publicznych rejestrów, jeżeli jest to konieczne do zawarcia lub wykonania umowy albo realizacji obowiązku prawnego.
Dane mogą być przekazywane podmiotom zapewniającym hosting, pocztę elektroniczną, obsługę informatyczną, bezpieczeństwo, utrzymanie strony i formularzy, zarządzanie zgodami cookies, analitykę, mapy i reklamę; kancelariom notarialnym i prawnym; bankom i instytucjom finansowym uczestniczącym w finansowaniu lub prowadzeniu mieszkaniowego rachunku powierniczego; sądom, organom administracji i innym uprawnionym instytucjom; księgowym, audytorom, ubezpieczycielom, rzeczoznawcom, generalnym wykonawcom, podwykonawcom i serwisantom zaangażowanym w odbiór, usuwanie usterek lub wykonanie umowy. Każdy odbiorca otrzymuje dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji swojej roli.
W związku z korzystaniem z niektórych dostawców technologicznych dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku Administrator stosuje podstawę przewidzianą w rozdziale V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z IOD.
Na zasadach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeżeli podstawą jest zgoda, można ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Żądanie można skierować do Administratora lub IOD.
Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.
Podanie danych w zwykłym formularzu kontaktowym jest dobrowolne, jednak adres e-mail i treść wiadomości są niezbędne do udzielenia odpowiedzi. Podanie danych oznaczonych jako wymagane w formularzu „Zaproponuj cenę” jest niezbędne do rozpatrzenia propozycji. Dane wymagane do zawarcia i wykonania umowy, dokonania czynności notarialnej, rozliczeń lub realizacji obowiązku prawnego są konieczne; ich niepodanie może uniemożliwić przeprowadzenie danego procesu. Zgoda marketingowa i zgoda na opcjonalne cookies są dobrowolne i nie mogą być warunkiem odpowiedzi na zapytanie ani zawarcia umowy.
Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany w ramach opisanych procesów. Narzędzia reklamowe mogą tworzyć profile aktywności internetowej, ale opcjonalne technologie powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody. Wycofanie zgody jest możliwe przez panel „Zmień ustawienia cookies”.
Kontakt marketingowy pocztą elektroniczną lub telefonicznie może być prowadzony wyłącznie po uzyskaniu odrębnej zgody wymaganej przez Prawo komunikacji elektronicznej. Brak zgody lub jej późniejsze wycofanie nie wpływa na możliwość złożenia zapytania, otrzymania oferty ani zawarcia umowy. Zgodę można wycofać przez kontakt z Administratorem lub IOD.
Klauzula obowiązuje od dnia jej opublikowania. Jeżeli zmienią się procesy, funkcje strony, kategorie odbiorców albo stosowane technologie, Administrator powinien zaktualizować jej treść i zapewnić osobom, których dane dotyczą, łatwy dostęp do aktualnej wersji.